Parce que toutes les entreprises n’ont pas toujours la chance de faire appel à des prestataires délivrant des services de logistique aussi sérieux que nous, nous avons eu envie de vous partager un guide simple pour les démarches de contrôle à réception des marchandises.
Comment bien réceptionner une livraison ?
Lors de la livraison
A réception, et en présence du transporteur, contrôler :
- Le nombre de colis
- L’état des colis
- Si les colis sont abîmés, contrôler l’état du matériel à l’intérieur de ceux-ci
Si la livraison est conforme
Sur le bon de transport :
- Dater
- Signer et écrire en caractères lisibles le nom du signataire
- Apposer le cachet de l’entreprise
Si la livraison n’est pas conforme
Sur le bon de transport :
- Mentionner avec précision les manquants ou les dégâts constatés (nommer clairement le(s) produit(s) concerné(s) et indiquer la détérioration) en présence du transporteur
- Confirmer sous 72 h, par lettre recommandée au transporteur (voir modèle ci-dessous) en joignant une copie du bon de transport
- Adresser un double à ROLESCO pour qu’il vous adresse les matériels ou pièces manquantes à échanger
- Relancer le transporteur sans tarder pour organiser une éventuelle expertise
En cas d’avarie
Voici un modèle de de lettre de réserves à adresser au transporteur qui a effectué la livraison.
Recommandée avec accusé de réception Date :
Messieurs,
Nous avons le regret de porter à votre connaissance que les marchandises dont le transport vous a été confié et qui nous ont été livrées suivant votre bordereau n° en date du , ont révélé au moment de leur livraison les avaries suivantes : (les énumérer d’une façon concise et précise. Exemple : traces de choc, côté enfoncé…)
Ces avaries résultent d’une détérioration survenue en cours de transport.
La présente protestation vous est adressée conformément à l’article L133-3 du code du Commerce, sous réserve de toute action ultérieure, pour obtenir réparation du dommage que nous cause la mauvaise exécution de ce transport.
Vous pourrez constater les avaries ci-dessus mentionnées dans nos entrepôts (notre magasin) pendant un délai de 8 jours à compter de ce jour.
Passé ce délai, nous ferons procéder à la remise en état du matériel détérioré.
Veuillez agréer, etc.
A noter que dans le cas où vous sous-traiter votre activité logistique et que votre prestataire prend en charge la réception des marchandises et les contrôles de qualité et conformité, il est fortement recommandé d’inscrire dans le SLA du contrat les points de contrôle clés ainsi que le détail des process que vous souhaitez que votre partenaire logistique effectue.